Gestores da UFPA debatem gestão tecnológica para dar celeridade às ações administrativas da Universidade

Para aproximar as instâncias de governança da Universidade, as quais, atualmente, trabalham com a implantação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) e com o uso do recém-criado Processo Eletrônico Nacional (PEN), a Pró-Reitoria de Administração (Proad) promoveu uma reunião de trabalho com representantes de Unidades de Gestão da Informação na UFPA. O encontro ocorreu no dia 11 de dezembro, na sala de treinamento e licitações da Proad.

Na ocasião, o diretor do Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação (CTIC), Marco Aurélio Capela, apresentou a proposta de migração do armazenamento de informações institucionais, por meio do G Suite, um pacote de serviços do Google. A iniciativa visa agilizar as ações administrativas da Instituição e, caso a UFPA faça uso do Processo Eletrônico Nacional, será possível diminuir a burocracia de tramitação de processos entre diferentes órgãos e instituições.

“Por exemplo, hoje, se a UFPA for fazer algum processo em que seja necessário enviar ao Ministério da Educação (MEC), o processo físico vai levar ‘X’ dias para chegar lá e leva ‘X’ dias para voltar para nós. Com o PEN, basta apenas enviar eletronicamente o processo e, em questão de segundos, ele já está com o MEC. Isso diminui muito os custos burocráticos”, explicou.

Além da diminuição da burocracia, a eficiência do uso de meios digitais foi algo amplamente debatido e defendido por Marco Aurélio. Ele trouxe, ainda, a proposta de uso do serviço G Suite para dentro da Universidade, em que as contas de e-mailinstitucionais de servidores e alunos passariam por um processo de migração para os servidores do Google.

De acordo com diretor do CTIC, o atual sistema de Correio da UFPA não possui uma grande capacidade de armazenamento de dados, por isso a proposta de migração ao GMail seria de grande valia para a manutenção e desenvolvimento dos serviços de comunicação da Federal.

Vantagens do G Suite - O CTIC propõe que as unidades administrativas e acadêmicas da UFPA passem a adotar os serviços do Google voluntária e gratuitamente, proposta já apresentada aos dirigentes da Universidade. De acordo com Marco Aurélio, entre as vantagens de fazer esta migração, estão o espaço ilimitado de armazenamento no GMail e no Google Drive, a edição compartilhada de arquivos no Documentos Google, a possibilidade de realizar chamadas e videoconferências com o uso do Hangouts, mas, principalmente, a manutenção da identidade institucional com a manutenção do “@ufpa.br” no final das contas de e-mail. Vale lembrar que o uso dos serviços do G Suite é gratuito para a UFPA.

Estratégias de governança e de gestão – O diretor de Contratos e Convênios da Proad, Jorge Nogueira, aproveitou a reunião para explicar também o uso do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). Em sua fala, ele defendeu uma nova cultura de gestão, com a institucionalização de procedimentos céleres, em que a análise e os trâmites dos processos administrativos fossem realizados, majoritariamente, por meio digital, sem uso de papéis.

Segundo o pró-reitor de Administração, João Cauby, a adoção de práticas que diminuam o tempo de tramitação dos processos administrativos, com ganhos de escala em eficiência e economicidade, têm sido um objetivo constante da Administração Superior da UFPA.

“Estas são estratégias de otimização dos recursos que possuímos, aos quais tem sido agregadas novas ferramentas de gestão e de tecnologia da informação. A próxima será o processo eletrônico, etapa necessária de implantação do Sipac na UFPA. Queremos dar cada vez mais celeridade, transparência e economicidade às nossas ações. São ações de governança voltadas à boa e regular aplicação dos recursos públicos, ou seja, que visam ao atendimento dos interesses da comunidade universitária e da sociedade como um todo”, conclui o pró-reitor de Administração.

Texto: Adams Mercês - Assessoria de Comunicação da UFPA
Fotos: Lucas Brito